Fase B: Organización del viaje

En el mismo momento en que el programa les envía la carta de Notificación de Aceptación también les enviará un ejemplar del Acuerdo de Asistencia Médica Solidaria que habrá de ser atentamente leído por los padres del menor para posteriormente, y si están de acuerdo con el contenido, proceder a firmarlo y finalmente enviarlo por correo, Fax o e-mail al Programa cuidam.

Sin la firma de este documento no se podrá proseguir con la organización del tratamiento.

El Programa sólo contempla el desplazamiento a Barcelona de un único acompañante por cada uno de los niños y sólo en casos excepcionales se permitirá que este acompañante no sea el padre o madre o el tutor legal del niño.
Se tendrán que proporcionar al programa los datos del adulto que acompañará al niño en España: nombre, edad, relación con el paciente, grado de alfabetización (lectura y escritura) y conocimiento de idiomas.

Los tutores del menor habrán de solicitar y tramitar el pasaporte del niño/niña y de la persona que la le acompaña a Barcelona. Una vez dispongan de los pasaportes habrán de enviar una copia por correo, Fax o e-mail al Programa, como requisito indispensable para poder continuar con los trámites.

Para la tramitación del visado habrán de presentar en las Oficinas Consulares de España en su país los billetes de avión con la fecha cerrada de ida y vuelta. Estas fechas serán escogidas en relación a la fecha prevista para el ingreso del niño/a en el Hospital Sant Joan de Déu y también de la disponibilidad de fechas que ofrecen las compañías aéreas.

La compra de los billetes podrá realizarse en el país de origen o en España. Si la compra se hace en España se procederá a notificar a la familia el procedimiento para  recoger los billetes en las Oficinas de la Compañía Aérea correspondiente. Si se trata de billetes electrónicos, los enviaremos vía e-mail o Fax.

Para la tramitación del visado habrán de presentarse en las Oficinas Consulares de España en su país, en caso de que no hubiera Representación Diplomática Española en su país, habrán de presentarse en las dependencias consulares de la Delegación Extranjera que tenga asumida la representación de España.
En primer lugar habrán de proceder a solicitar citación para la presentación formal de la solicitud

El día de la citación habrán de presentar diversa documentación entre la cual debe constar:

• Formulario de solicitud de visado (se lo darán allí).
• Pasaportes del menor y del acompañante vigentes para los 6 meses siguientes a la fecha de su venida a España.
• Copia del Acuerdo de Asistencia Médica Solidaria.
• Copia de la carta del Programa cuidam dirigida al Consulado en la cual se solicita el visado del niño y del acompañante, y en la que el Programa cuidam garantiza la asunción de los costes generados por el tratamiento del niño así como los gastos de alojamiento y manutención del niño y del acompañante durante toda la estancia en España. Dicha carta se la haremos llegar desde el Programa por fax o por e-mail. Y en caso que fuera necesario se enviará la original por correo ordinario.
• Billetes de avión del niño y el acompañante.

Puede ser que desde el Consulado se les solicite algún documento adicional o que soliciten los documentos originales, en cuyo caso los haremos llegar por correo ordinario.