Cualquier caso que sea presentado al Programa para ser candidato a recibir la ayuda debe aportar una serie de datos mínimos indispensables sin las cuales no se podrá iniciar el proceso de estudio y selección:

• 1. Solicitud a Cuidamos (es recomendable aportar el máximo de información solicitada)
• 2. Informes médicos, radiografías, pruebas, etc.

Este apartado tiene tres etapas:

• 1. Valoración médica:
  • Se recoge toda la información aportada.
  • Se transmite la información al médico especialista para que haga una valoración y una propuesta terapéutica.
  • Se puede solicitar más información o la realización de alguna prueba concreta a la familia.
• 2. Valoración organizativa:
  • Se traduce en tiempo, recursos organizativos y recursos económicos la propuesta terapéutica realizada por el equipo médico.
• 3. Comité de Valoración:
  • Se reúne una vez al mes para valorar los expedientes que han pasado las dos fases anteriores y para decidir quienes son los candidatos a recibir la ayuda del Programa.

• La resolución del Comité de Valoración es notificada formalmente por escrito al solicitante o a la persona que ejerce como interlocutor, ya sea por correo convencional, Fax o e-mail.
• Si la resolución es negativa se procede a archivar el expediente.
• Si la resolución es positiva el caso pasa a la Fase B.

Una vez un expediente ha sido aceptado en el Comité de Valoración, la familia o interlocutores recibirán un documento llamado "Carta de Aceptación" y quedarán a la espera de que se les otorgue una fecha de llegada al Hospital para la intervención quirúrgica.

Esta fecha dependerá de varios factores: estado de la lista de espera del propio programa, disponibilidad de quirófano,disponibilidad de fondos económicos, etc.

El programa sólo contempla el desplazamiento a Barcelona de un único acompañante para cada uno de los niños, y sólo en casos excepcionales, se permitirá que este acompañante no sea el padre o la madre y que por tanto pueda venir otra persona como tutor legal.

Los tutores del menor deberán solicitar y tramitar el pasaporte del niño / niña y de la persona que lo acompañe a Barcelona. Una vez dispongan del pasaporte deberán enviar una copia al Programa por fax o bien por e-mail a la dirección cuidam@hsjdbcn.org.

Después el programa hará los documentos que el interlocutor deberá presentar ante el consulado de España en el país de origen y conseguir los visados para poder viajar.

Durante la estancia del niño o niña en el Hospital el niño comerá siempre en su habitación. El acompañante lo hará en la cafetería y se le darán unos tickets para el desayuno, almuerzo y cena.

El niño no puede estar nunca solo, por lo que el hospital dispone de un excelente Servicio de Voluntarios que realizan tareas de acompañamiento y relieve de los padres a las horas de comer.

El personal de cuidam será el responsable de coordinar los aspectos extra-asistenciales como son las posibles estancias fuera del hospital, los cambios de fechas de billetes de avión, los traslados dentro de la ciudad o al aeropuerto, etc.

Durante la estancia en Barcelona puede darse la circunstancia de que deban alojarse por unos días fuera de las instalaciones del hospital. Sea cual sea el motivo por el que haya esta estancia extra-hospitalaria, la organización cuidam se hará cargo de la coordinación necesaria.

Una vez el equipo médico dé por finalizado el proceso médico y considere que el niño/a puede regresar a su país de origen se procederá a organizar el regreso. Les será proporcionado un informe médico de su estancia donde seran descritos los procedimientos realizados y se les indicará si es necesario algún tratamiento posterior con algún medicamento que les será proporcionado.