Qualsevol cas que sigui presentat al Programa per ser candidat a rebre l'ajut ha d'aportar una sèrie de dades mínimes indispensables sense les quals no es podrà iniciar el procés d'estudi i selecció:

• 1. Sol·licitud a Cuidam (és recomanable aportar el màxim de la información demanada)
• 2. Informes mèdics, radiografies, proves, etc…

Aquest apartat té tres etapes:

• 1. Valoració mèdica:
  • Es recull tota la informació aportada.
  • Es transmet la informació al metge especialista perquè en faci una valoració i una proposta terapèutica.
  • Es pot sol·licitar més informació o la realització d'alguna prova concreta a la família.
• 2. Valoració organitzativa:
  • Es tradueix en temps, recursos organitzatius i recursos econòmics la proposta terapèutica realitzada pel metge.
• 3. Comitè de Valoració:
  • Es reuneix una vegada al mes per valorar els expedients que han passat les dues fases anteriors i per tal de decidir quins son els candidats a rebre l'ajut del Programa.

• La resolució del Comitè de Valoració és notificada formalment per escrit al sol·licitant o a la persona que exerceix com a interlocutor, ja sigui per correu convencional, Fax o e-mail.
• Si la resolució és negativa es procedeix a arxivar l'expedient.
• Si la resolució és positiva el cas passa a la Fase B.

Una vegada un expedient ha estat acceptat en el Comité de Valoració, la familia o interlocutors rebran un document nomenat "Carta d'Acceptació" i restaran a l'espera de que se'ls doni data d'arribada a l'Hospital i d'intervenció quirúrgica.

Cal dir que aquesta data per venir depen de diversos factors: estat de la llista d’espera del propi programa, disponibilitat de quiròfan, etc… (disponibilitat de fons econòmics)

El programa sols contempla el desplaçament a Barcelona d’un únic acompanyant per cadascun dels nens, i només en casos excepcionals, es permetrà que aquest acompanyant no sigui el pare o la mare i que per tant pugui venir un altre persona com a tutor legal.

Els tutors del menor hauran de sol·licitar i tramitar el passaport del nen/nena i de la persona que l'acompanyi a Barcelona. Un cop dispossin del passaports hauran d'enviar-ne una còpia per fax al Programa o bé per e-mail a l'adreça cuidam@hsjdbcn.org.

A partir d'aquí es faran uns documents que l'interlocutor haurà de presentar devant el consulat d'Espanya al pais d'origen i aconseguir els visats per poder viatjar.

Durant l'estada del nen o nena a l'Hospital el nen menjarà sempre a l'habitació. L'acompanyant ho farà a la cafeteria i se li donaràn uns tickets per esmorzar, dinar i sopar.

El nen no pot estar mai sol, i per això l'hospital disposa d'un excel·lent Servei de Voluntaris que fan tasques d'acompanyament i relleu dels pares a les hores de dinar.

El personal de Cuidam serà el responsable de coordinar els aspectes extra-assistencials com són les possibles estades fora de l'hospital, els canvis de dates de bitllets d'avió, els trasllats dins de la ciutat o a l'aeroport, etc...

Durant la seva estada a Barcelona pot donar-se la circumstància de que s’hagin d’allotjar per uns dies fora de les instal·lacions de l’hospital. Sigui qui sigui el motiu pel qual calgui aquesta estada extra-hospitalaria, l'organització Cuidam es farà càrrec de la coordinació necessària.

Un cop l'equip mèdic doni per finalitzat el procés mèdic i consideri que el nen/a pot retornar al seu país d’origen es procedirà a organitzar el retorn. Els serà proporcionat un informe mèdic de la seva estada on hi hauran descrits els procediments realitzats i se'ls indicarà si cal fer algun tractament posterior amb algun medicament que els serà proporcionat.